Ons anti-spambeleid

Bij HTML-mailing gaan we serieus om met permissie: de toestemming van iemand om gemaild te worden. Door een proefaccount aan te maken en akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden, stem je ook in met dit anti-spambeleid. Wetgeving op dit vlak is onvoldoende, het is de toestemming die telt.

Hoewel de CAN-SPAM wetten op mondiaal niveau een stap in de goede richting zijn om spam terug te dringen, gaan de regels van de Autoriteit Consument & Markt in Nederland al een stuk verder.

In het kort komt het hierop neer

Iedere e-mail die je verstuurt aan iemand die je geen directe toestemming heeft gegeven om over dat onderwerp benaderd te worden, is spam.

Maar dat is eigenlijk niet genoeg. Toestemming is een woord dat breed geïnterpreteerd kan worden. Daarom hebben we specifieke voorbeelden opgenomen om te verduidelijken wat al dan niet onder toestemming kan worden verstaan.

Aan welke e-mailadressen mag ik WEL sturen?

Om iemand e-mail te versturen via HTML-mailing, moet je onomstotelijk over hun toestemming beschikken. Dat kan door hieraan te voldoen:

  • Een inschrijfformulier voor een nieuwsbrief op je website;
  • Een opt-in checkbox in een formulier. Daarbij dient die checkbox vooraf niet aangevinkt te zijn. De persoon in kwestie die het formulier invult dient bewust de checkbox aan te vinken om aan te geven e-mail van je te willen ontvangen;
  • Indien iemand een offline formulier invult zoals een enquête of een prijsvraag, dan mag je ze alleen contact opnemen als je uitgelegd hebt jij contact met ze zou opnemen per e-mail EN ze een aangevinkt hebben ermee in te stemmen dat jij contact met ze opneemt;
  • Klanten die in de afgelopen 2 jaar iets van je hebben gekocht;
  • Als iemand je zijn/haar visitekaartje heeft gegeven en je gevraagd hebt of het goed is om hem/haar aan je nieuwsbrief toe te voegen, mag je contact opnemen. Als iemand een visitekaartje op een beurs in een kom gooit, dan moet daar duidelijk worden gemaakt dat er contact opgenomen wordt over dat specifieke onderwerp.

In het kort: je kunt iedereen e-mailen die je specifiek toestemming heeft gegeven om over dat onderwerp informatie te ontvangen.

Aan welke e-mailadressen mag ik NIET sturen?

Alles dat buiten de hiervoor genoemde voorbeelden staat, kwalificeert in onze ogen niet toestemming. Maar hier volgen nog wat voorbeelden om dat extra duidelijk te maken. Door HTML-mailing te gebruiken, stem je ermee in dat je geen e-mailadressen importeert van of e-mails verstuurt aan mensen:

  • waarvan je geen expliciete, aantoonbare toestemming hebt om ze te mailen over het betreffende onderwerp;
  • die jou of je bedrijf geen expliciete toestemming hebben gegeven. Dat betekent dus dat je geen adressenbestanden mag kopen, lenen, huren of verkrijgen van een derde partij. Ongeacht of zij aangeven dat er toestemming is verleend;
  • die je de afgelopen afgelopen 2 jaar niet gemaild hebt. Toestemming verjaart en de kans is groot dat deze mensen een ander e-mailadres hebben of zich niet herinneren dat ze toestemming hebben gegeven;
  • die je van het internet hebt geschraapt. Dat mensen hun e-mailadres op internet zetten, betekent niet dat ze van jou willen horen.

Natuurlijk heeft een aantal van deze mensen je hun e-mailadres gegeven, maar vaak ontbreekt hun permissie om ze commerciële e-mails te kunnen sturen. Het versturen van promotionele e-mails naar deze mensen zal weinig effectief zijn en waarschijnlijk resulteren in veel spamklachten.

Wat MOET ik opnemen in mijn e-mails?

Iedere e-mail die je via HTML-mailing verstuurt, moet de volgende onderdelen bevatten:

  1. Een uitschrijflink waarmee een relatie zich direct kan afmelden van je adreslijst. Indien ze zich uitschrijven, mag je ze niet meer opnieuw mailen.
  2. De naam en het fysieke adres van de afzender.

Hoe weten wij dat je toestemming had?

HTML-mailing heeft diverse lagen toegepast om te monitoren of je je aan ons anti-spambeleid houdt. Hieronder volgen er een paar:

  1. Totdat je account is goedgekeurd door iemand van ons team, zal iedere e-mail die je verstuurt goedgekeurd moeten worden;
  2. Onze software is rechtstreeks geïntegreerd met het rapportagesysteem tegen spam van de grootste ISP’s zoals Outlook.com en AOL. Als je geen toestemming hebt gekregen en iemand markeert je e-mail als spam, weten we dat zodra die persoon op de knop drukt. Als je e-mails een spamklacht opleveren die hoger is dan 0,3% van al je relaties (dat zijn 30 spamklachten voor alle 10.000 relaties) dan sturen we je een waarschuwing, vragen we je om uitleg en geven we je een aantal tips. Dit is een genereus gebaar, waarmee rekening wordt gehouden met valse spamklachten. Als je mee spamklachten ontvangt, resulteert dat in het blokkeren of beëindigen van je account;
  3. Ons team verifieert alle grote adreslijsten die je in ons e-mailmarketingsysteem importeert. Totdat we die manueel goedkeuren, kun je daar niet aan versturen;
  4. We monitoren zwarte lijsten en misbruikte accounts iedere dag. We kunnen eenvoudig aanwijzen wie is problemen bezorgt t.a.v. aflevergarantie en spamklachten.

Indien we erachter komen dat je mensen e-mailt zonder dat je over hun toestemming beschikt, zullen we je account bij HTML-mailing direct afsluiten.

Uiteindelijk draait het vooral om logisch nadenken. Neem af en toe je marketingpet even af en verplaats je in de ontvangers van je e-mails. Als die niet herkennen wie je bent of niet geïnteresseerd zijn in je aanbod, zullen ze denken dat je een spammer bent. Zo simpel is het.

Als je vragen hebt over ons anti-spambeleid, neem dan contact met ons op:

Postadres
HTML-mailing
Vondellaan 42A
3521 GH Utrecht
Nederland

Telefoon
+31 30 244 8890

E-mail
support@html-mailing.nl